یکی از چالشهای حسابداری این است که انتظارات برحق مدیران برای صحیح بودن طلب – بدهی ها را برآورده نماید. در نگاه اول این چالش ساده به نظر میرسد ، اما تقریبا حسابداری نیست که هنگام چک کردن حسابهای خود با یکی از طرف حسابها با اطلاعات جدید و غیر منتظره مواجه نشود . احتمالا اگر بدانید اطلاع رسانی دقیق رویدادهای مالی و گپ و گفت‌هایتان با حسابداری چقدر می‌تواند شرایط را بهبود دهد ، شاید حسابداری که در همه کارها سرک می‌کشد را به انواع دیگر حسابدارها ترجیح دهید .

6  نکته زیر می‌تواند برای مواجه شدن با این چالش به ما کمک کند  :

1-   از حسابدارتان بخواهید برای اطلاعاتی که مورد نیاز است ، چک لیست تهیه کند و در اختیار واحدها قرار دهد. از مسئول هر واحد نیز در خواست کنید  اطلاعات را کاملا تکمیل کند ، بعد  به حسابداری ارائه نماید .

2-   توافق‌نامه‌ها  و قراردادهایتان  را بدون اطلاع واحد مالی نهایی نکنید . بهتر است واحد مالی را در جریان تمام امور قرار دهید . اگر درحال فعالیت مشارکتی هستید ، یادتان باشد حسابداریِ مشارکت‌های خاص در برخی موارد نیاز به شخصیت مستقلی دارد که مسلما در یک تراز حسابداری نمی‌گنجد .

3-   مکتوب حرف بزنید !  منظور این است که وقتی در حال معامله با طرف مقابل هستید ، در مورد تحویل کالا ، تعیین نرخ ، زمان بندی‌ دریافت - پرداخت ، و بخصوص واریز وجه ، سیستم کسب و کار شما باید مستندات مکتوب داشته باشد و این مستندات به موقع تحویل واحد مالی گردد . برای مثال تاییدیه انبارِ خودمان برای تحویل کالا به مشتری ، مدرک محکمه پسندی برای دفاع از حق و حقوق ما محسوب نمی‌شود .

4-   برای همه رویداد‌های مالی‌تان فرمهای مشخص تهیه کنید ، در موارد استثنا که فرم مکتوب وجود ندارد ، از صورتجلسه‌ای که یکی از امضاء کنندگان آن ، واحد مالی شماست استفاده کنید .

5-   حسابداری باید بجای ثبت مستقیم درآمد و هزینه از محل " نقد و بانک" برای هرکدام از اشخاص و شرکتهایی که با آنها ارتباط مالی دارید یک حساب شخصی ایجاد کند . ضمنا تا جایی که ممکن است از ایجاد حسابهای عجیب ، با طرف حسابهای سایر ، و یا تکراری پرهیز کند . در غیر اینصورت تصویر شفافی از گردش حسابها بدست نمی‌آید .

6-   اگر می‌خواهید گزارشات مناسبی داشته باشید ، واحد حسابداری باید طبقه بندی (کدینگ) حسابهایش به نحوی باشد که دیگران ترازی که تنظیم کرده است را بفهمند . حسابداری زبان نوشتن رویدادهای مالی است ، بنابراین اگر حسابدار فقط خودش از ترازاش سر در بیاورد ، مانند این است که به زبان و لهجه‌ای حرف بزند که فهمیدن‌اش برای سایرین سخت و گاهی غیر ممکن است . برای حل این مشکل و سایر چالش‌هایی که واحد مالی با آنها مواجه است ، از یک مدیر مالی ، یا مشاور مالی بخواهید وظیفه نظارت بر فرایندهای درجریان کسب و کار شما و رعایت الزامات قانونی واحد مالی‌تان را برعهده بگیرد .

 

چک لیست نمونه پیشنهادی برای حداقل اطلاعاتی که بابت خرید و فروش لازم است

 

 

 

• طلب
• بدهی
• حسابداری
• مدیرمالی
• فرم
• کدینگ حسابداری
• گپ مالی با مدیران