درست مثل انرژی که از بین نمی‌رود و فقط از حالتی به حالت دیگر تبدیل می‌شود ، این سوال هم در ذهن هیچ حسابداری از بین نمی‌رود ، فقط از سطحی به سطح دیگر تغییر می‌کند . یعنی همانطور که امکان دارد یک حسابدار حرفه‌ای ، با سواد ، و با تجربه این سوال برایش مطرح شود یک حسابدار تازه کار که هنوز مهر مدرک‌اش خشک نشده نیز با این سوال مساله و چالش دارد . بدیهی است دفعات تکرار و میزان اهمیت آن در حسابدار تازه کار با یک حسابدار حرفه‌ای تفاوت زیادی دارد . سوال این است :

این عدد را به چه حسابی ثبت بزنم ؟

ماه‌ها و سالهای اول این سوال در ذهنم بسیار پر رنگ بود و چون مدیر سخت گیری داشتیم بعضی وقتها دست و پایم می‌لرزید تا یک سند را ثبت بزنم . نمی‌دانم شما این حس را تجربه کرده‌اید یا نه! واقعا بصورت فیزیکی دستم می‌لرزید . احساس می‌کردم همین روزهاست که گند بزنم و اخراج شوم .  یک روز بالاخره چیزی که همیشه از آن میترسیدم اتفاق افتاد .

آن روز یک طرف حساب جدید ایجاد کردم و واریزی بانکی‌ای را به آن حساب ثبت زدم .

هیچ وقت نفهمیدم مدیرم از کجا فهمیده بود این اشتباه را انجام داده‌ام . انگار بو کشیده بود که خرابکاری کرده‌ام.  آخر وقت مرا نگهداشت . آمد بالای سرم و گفت : " این چه سندی است زده‌ای ، مگر نگفتم هر ثبتی که شک داری را بپرس ؟ و دیگر اینکه چرا بدون اجازه من طرف حساب جدید ایجاد کرده‌ای ، حتما باید دسترسی‌ات را ببندم تا مثل کلاغ فقط نوک بینی‌ات را ببینی؟"

من در حد لبو قرمز شده بودم . آن لحظه داشتم به دردسرهای پیدا کردن یک کار جدید فکر می‌کردم و به خودم بد و بیراه می‌گفتم . بعد از همه فحش‌هایی که داد ، در آخر گفت : "حداقل وقتی سند میزنی به تغییرات مانده حساب طرف نگاه کن ببین درست زده‌ای یا نه "

من اخراج نشدم . اما آنروز ، ایشان یک تکلیف به من دادند :

"یک هفته فرصت داری ، یک لیست یک صفحه‌ای تهیه کنی که با خواندن و رعایت آن نه تنها خودت . بلکه حسابدار تازه کار دیگری که وارد شرکت می‌شود این اشتباه را تکرار نکند . از هر کسی هم خواستی کمک بگیر ، از جمله خودِ من  "

 

احتمالا می‌توانید پیش بینی کنید که یک هفته بعد من با یک لیست تایپ شده جلو میز مدیرم ایستاده بودم :

1-        هزینه‌ها را در سرفصل‌های کلی مثل سایر هزینه‌ها ، هزینه‌های متفرقه ، هزینه‌های نامشخص و غیره انباشته نکن

2-        یک یادداشت کوچک ضمیمه سند کن و هدف‌ات را از این ثبت توضیح بده

3-        بین هزینه‌های عمومی ، تولید ، و سایر سرفصل‌ها تفاوت قایل شو

4-        شرح سند را با مشخصات کامل بنویس : موضوع ، محل ، دوره ، طرف حساب ، تعداد صورتحساب‌ها جوری که نیازی به مراجعه به مستندات سند نباشد .

 

بعد از خواندن لیست ، زیر نوشته‌ام اضافه کرد :

5-        شرح گردش حساب بدهکار با شرح گردش بستانکار یکی نباشد .

بانک ملت	دریافت از کارفرمای الف بابت صورت وضعیت 4	بدهکار
کارفرمای الف	واریز به حساب بانک ملت شعبه ... بابت صورت وضعیت 4	بستانکار

 

"  سندی که حسابدار ثبت می‌کند باید با آدم حرف بزند . با علاقه ثبت بزن . به ثبتی که میزنی اعتقاد داشته باش، و جوری ثبت بزن که بتوانی از آن دفاع کنی "

و گفت :  " برو این برگه را با چسب روی میزت بچسبان "

 

سالها از آن موضوع گذشته است ، اما من و دوستانم هنوز با آن سوال درگیر هستیم . هرچند جنس سوالهای امروزمان متفاوت است ، اما می‌دانیم که ثبت زدن یکی از مهم‌ترین کارهای حسابداری است و اصلا نباید دست کم گرفته شود .

با اینکه  تاثیر کتاب ، مطالعه ، و درس خواندن در پیشرفت حسابداری قابل انکار نیست ، اما این حرفه تا حدود زیادی حرفه استاد و شاگردی است . بدون استاد خوب و با همین ثبت‌هایی که کار هر روز شماست ، ممکن است ریسک‌ها و مخاطرات بسیاری برای شرکت و کسب و کاری که درآن هستید ایجاد کنید . چه مبالغ و منابعی که بابت عدم مطابقت همین ثبت‌های ساده با قوانین ، از کیسه شرکتها خارج می‌شود ، و چه شرکتهایی که بدلیل نداشتن یک سیستم حسابداری درست و توانمند که بتواند کنترل‌های داخلی ، گردش به موقع اطلاعات و گزارش دهی مناسبی ایجاد کند ، بعد از مکیده شدن آخرین رمق‌هایشان تنها و ورشکسته رها می‌شوند .

 نکته آخر :

هر ثبت حسابداری باید با نگاه به چارچوب زیر انجام شود و عدم رعایت ملاحظات لازم در هر کدام از این چهار وجه ، شرکت یا کسب و کار را ( در کوتاه مدت یا بلند مدت ) دچار ریسک و چالش خواهد کرد .

 

 

در آینده درباره این چارچوب بیشتر خواهیم گفت .

" برای تهیه و تنظیم این مطلب از نقطه نظر آقایان یزدی‌ فر و بابایی بهره گرفته‌ایم "

 

اگر شما هم در این مورد تجربه مشابه و یا توصیه‌هایی برای بهتر شدن ثبت‌های حسابداری دارید می‌توانید برای ما زیر همین نوشته کامنت بگذارید .

 

 

 

• حسابداری
• مساله حسابداری
• چهارچوب حسابداری
• چارچوب حسابداری
• چگونه ثبت بزنم
• ثبت حسابداری
• این عدد را به چه حسابی ثبت بزنم
• بهروز مطیع
• پوریا رسولی